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一些單位由于不具備銀行開戶條件，沒有會計人員，其財務(wù)收支或?qū)ｍ椯Y金收支無法建賬核算，需委托無隸屬關(guān)系的財務(wù)部門代管。
財務(wù)部門為方便省事，在暫存款、其他應(yīng)付款、或受托代理負債等往來科目下，以委托單位的名義或委托資金的項目名稱增設(shè)明細子目，用于核算委托單位的財務(wù)收支或?qū)ｍ椯Y金的財務(wù)收支。這在業(yè)務(wù)規(guī)模不大、業(yè)務(wù)種類單一、能在摘要欄詳細記載和歸類分析經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的情況下或許可行。但在業(yè)務(wù)規(guī)模較大、業(yè)務(wù)種類復(fù)雜的情況下，這種在往來科目中列收列支代管資金的做法，只能起到資金出納作用，不能分類詳細反映委托單位的資金收支或?qū)ｍ椯Y金收支的明細情況，無法分類詳細反映委托單位與外單位之間發(fā)生的借還款業(yè)務(wù)，并誘使一些單位將不合法的收支事項轉(zhuǎn)移隱藏在往來項目中列收列支，逃避收支監(jiān)管。
以某鎮(zhèn)實施一項搬遷工程為例。
其資金流量達2000多萬元，涉及對農(nóng)戶的拆遷補償、安置房工程項目資金預(yù)付、借還款業(yè)務(wù)、專項資金繳撥款事項、應(yīng)收應(yīng)付款項，以及管理費用開支、開發(fā)建設(shè)耗用、收支項目結(jié)轉(zhuǎn)等，業(yè)務(wù)較為復(fù)雜。由于沒有銀行賬戶，沒有會計人員，其會計核算工作委托不相隸屬的單位財務(wù)部門負責(zé)。
該單位財務(wù)部門在單位賬中單設(shè)專項應(yīng)付款———搬遷安置費科目，核算搬遷安置資金的收支情況和財務(wù)狀況。很顯然，專項應(yīng)付款———搬遷安置費科目滿足不了2000多萬元、多種來源和去向的搬遷安置資金活動情況的反映，無法反映收入、費用、結(jié)余、往來、資產(chǎn)等具體項目的明細情況。搬遷安置資金與本單位財務(wù)賬目在一本賬內(nèi)核算，一些收入和支出難以辨別是否用于搬遷安置，與本單位資金相互擠占，混淆不清。
受托單位是否可以將本單位會計核算科目，以受托單位的名義設(shè)置明細項目，而非在往來項目中列收列支，以此來反映代管資金收入、費用、結(jié)余、往來、資產(chǎn)等明細情況呢？由于委托單位與受托單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)可能不同，委托單位可能不適用受托單位的會計制度和會計科目。如此核算，并未擺脫委托單位與受托單位的合賬模式，可能會發(fā)生委托單位與受托單位之間的資金占用問題。這種以委托單位名義在受托單位的會計科目下設(shè)置明細科目、用以核算代管資金的做法，仍有不妥之處。
因此，對于受托代管的單位資金和項目資金，受托單位應(yīng)設(shè)往來科目反映受托資金出納情況。此外，需對代管資金單獨建賬核算。在將資金繳入不相隸屬的單位財務(wù)部門代管時，由單位財務(wù)部門開具結(jié)算憑證，記入以委托單位或以專項資金為明細項目的往來明細科目。委托單位需要撥回支用時，由委托單位經(jīng)辦人員開具結(jié)算憑證從受托單位財務(wù)部門撥回。對于委托單位沒有銀行賬戶的情況，可以采取受托單位直接從銀行支付的方式。
委托單位的具體收支情況向受托單位財務(wù)部門結(jié)報，受托單位財務(wù)部門對委托單位結(jié)報的票據(jù)，另立賬簿單獨進行核算。
這樣避免了代管資金賬目與本單位財務(wù)賬目混淆擠占，能清晰反映代管資金收支的明細情況、往來款項的結(jié)算情況、借還款情況、資產(chǎn)資源情況，以及無需單獨核算的經(jīng)營收支情況，極大地方便了委托單位財務(wù)情況的查閱和利用。
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