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基于會計憑證不僅為會計工作的第一要素，也是推動業(yè)務(wù)工作,監(jiān)控其運作和完成進程的工具，故經(jīng)濟發(fā)達、法制完善國家，在相關(guān)的公司法、票據(jù)法、商業(yè)會計法和企業(yè)會計制度中，對會計憑證的內(nèi)容、格式，一般都有統(tǒng)一的規(guī)定。
(一) 收款憑證
系專供辦理現(xiàn)金、銀行存款(包括支票、匯票等票據(jù))收入事項使用的記賬憑證，其內(nèi)容、格式如證式6-1，并按白紙紅字(線條)印刷，以符傳統(tǒng)會計慣例。在會計實務(wù)中，系根據(jù)交款人繳納的現(xiàn)金、銀行支票等票據(jù)及有關(guān)足以說明交款數(shù)額、內(nèi)容、性質(zhì)或事由的原始憑證編制。如為人民幣，直接填入“記賬本位幣”欄即可;若為外幣，應(yīng)注明“幣種”，并將外幣金額填入“原幣”欄，再按“記賬匯率”折合為人民幣，填入“記賬本位幣”欄。收款憑證的現(xiàn)金科目本身為借，填于憑證的左上方;對應(yīng)的貸方科目、金額及摘要，分別填于相應(yīng)欄的同一行;“記賬本位幣”欄的合計數(shù)，為借方現(xiàn)金科目的金額。
(二)付款憑證
系專供辦理現(xiàn)金、銀行存款(包括支票、匯票等票據(jù))支付事項使用的記賬憑證，其內(nèi)容、格式如證式6—2，并按白紙?zhí)m字(線條)印刷，以符傳統(tǒng)會計慣例。在會計實務(wù)中， 系根據(jù)有關(guān)足以說明應(yīng)預(yù)付現(xiàn)(包括支票、本票等票據(jù))原因、性質(zhì)及金額的原始憑證編制之。如為人民幣，直接填入“記賬本位幣”欄即可;若為外幣，則應(yīng)注明“幣種”，并將外幣金額填入“原幣”欄，再按“記賬匯率”折合為人民幣，填入“記賬本位幣”欄。付款憑證的現(xiàn)金科目本身為貸，填于憑證的左上方;對應(yīng)的借方科目、金額及摘要，分別填于相應(yīng)欄的同一行;“記賬本位幣”欄的合計數(shù)，為貸方現(xiàn)金科目的金額。
(三)轉(zhuǎn)賬憑證
系專供辦理非現(xiàn)金交易事項賬務(wù)處理使用的記賬憑證，其內(nèi)容、格式如證式6-3，并按白紙綠字(線條)印刷，以符傳統(tǒng)會計慣例。主要系根據(jù)經(jīng)濟個體內(nèi)部的交易事項，如因生產(chǎn)產(chǎn)品領(lǐng)用原材料，產(chǎn)成品的入庫與出庫，資產(chǎn)折舊、折耗計提與攤銷，應(yīng)收應(yīng)付、預(yù)收預(yù)付賬項的整理調(diào)整、結(jié)算，以及會計錯誤的更正等具體工作需要而填制。另外，如年終結(jié)算時涉及外匯資產(chǎn)、負(fù)債賬項的調(diào)整，則應(yīng)將外幣的“幣種”、金額，在摘要或備注欄內(nèi)注明;其借、貸科目及金額，分別填入相應(yīng)各欄的同一行。
(四)旅差費報銷單
系專供員工因公出差，報支差旅費使用的原始憑證，并兼代記賬憑證，其內(nèi)容、格式如證式6-4;并按白紙?zhí)m字(線條)印刷。根據(jù)出差的實際情況，及有關(guān)事宜的原始單證，和規(guī)定的補貼標(biāo)準(zhǔn)等，依格式界定的項目，分別計算匯總填列。如涉及外幣支付，應(yīng)另單填報，并在備注欄注明“幣種”，以便識別。
憑證右上角的戳子，系供代記賬憑證的借貸分錄及編號使用，以簡化記賬憑證的填制手續(xù)。
(五)費用報銷單
系供除旅差費以外的其他各種費用報銷專用，其內(nèi)容格式如證式6—5，并按白紙?zhí)m字(線條)印刷。根據(jù)實際發(fā)生費用、耗費支出的原始憑證，依費用性質(zhì)，分別按其明細目(參見會計科目表或科目內(nèi)容說明)予以匯總填入借方科目及同行金額欄;其對應(yīng)貸方科目，填于憑證的左上方，一如“付款憑證”的情況同，合計金額數(shù)即為貸方科目的金額。本憑證既是內(nèi)部原始憑證，又是記賬憑證，兼代付款或轉(zhuǎn)賬憑證。
(六)采購?fù)ㄖ獑?/span>
系供辦理原材料、商品、物資采購業(yè)務(wù)，及會計工作使用的一式五聯(lián)內(nèi)部憑證，其內(nèi)容、格式如證式6-6;第一、五聯(lián)用白紙綠字(線條)、第二聯(lián)蘭字(線條)，第三、四聯(lián)粉紅色字(線條)印刷，以資識別。
本憑證由專責(zé)原材料采購業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦，根據(jù)供應(yīng)客戶的發(fā)票等結(jié)算單證，與訂貨合同核對無誤后，按格式、項目內(nèi)容和要求，一次套寫產(chǎn)生;其使用方法及在業(yè)務(wù)和會計工作上的作用，可概述如下：
1、第一聯(lián)：“采購?fù)ㄖ獑巍庇山?jīng)辦留存?zhèn)洳�，然后將第五�?lián)“提貨通知單”及供應(yīng)客戶的發(fā)貨清單，交提運部門憑以作好提貨準(zhǔn)備工作，及辦理提貨送交收料倉庫;另將第二、三、四聯(lián)，連同發(fā)票賬單等原始憑證，移送財務(wù)會計部門;
2、財務(wù)會計部門對業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)來的“采購?fù)ㄖ獑巍�，�?jīng)與隨附賬單審核無誤后，將第二聯(lián)(代付款憑證)及附件留以辦理付款手續(xù)，將付款日期填入“付款日期”欄，在“分錄戳記”上填入應(yīng)借應(yīng)貸的會計科目，由出納于付款后填注日期及編號，據(jù)以登記相關(guān)明細賬;另將第三、四聯(lián)“入庫通知單”，經(jīng)材料會計員轉(zhuǎn)送收貨倉庫，以便作好倉儲驗收的準(zhǔn)備工作;
3、倉庫收到提運部門送來的原材料、貨物后，應(yīng)根據(jù)“入庫通知單”所列貨品目錄，逐一點數(shù)、計量，驗收入庫，經(jīng)核實無誤后將實收數(shù)，以套寫方式填入第三、四聯(lián)“入庫通知單”的“實收”欄，據(jù)以登記倉庫存貨明細賬，并將入庫單留于各該賬頁之上(或下);
4、上述存貨明細賬經(jīng)材料會計稽核后，將第三聯(lián)入庫單留倉庫存查;第四聯(lián)入庫單按原材料類別分類整理，定期或月終匯總編制“入庫匯總表”，一并移送財務(wù)會計部門，憑以進行有關(guān)材料會計總賬的賬務(wù)處理工作。
由上述可知，“采購?fù)ㄖ獑巍睂崬榻M織、安排、了解和控制采購業(yè)務(wù)工作進行過程，加強業(yè)務(wù)與財務(wù)的聯(lián)系，以及作為相關(guān)材料會計處理的依據(jù)和工具。
(七)供應(yīng)結(jié)算單
系專供辦理商品、產(chǎn)品、物資銷售業(yè)務(wù)，和會計工作使用的一式六聯(lián)內(nèi)部憑證，其內(nèi)容、格式如證式6—7;第一、二聯(lián)用白紙淺藍字(線條)，第三、四聯(lián)紅字(線條)，第五、六聯(lián)綠字(線條)印刷，以資識別。
本憑證由專責(zé)銷售業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦，根據(jù)客戶購貨訂單、銷貨合同等商業(yè)文件，按格式、項目內(nèi)容和要求，一次套寫產(chǎn)生。其使用方法及在業(yè)務(wù)和會計工作上的作用，可概述如：
1、第一聯(lián)：“供應(yīng)結(jié)算單”由經(jīng)辦留存?zhèn)洳?然后將二至六聯(lián)交買主，持以到財務(wù)部門辦理付款提貨手續(xù)。如采用先提貨后付款的銷售結(jié)算方式，買主即可持以向發(fā)貨倉庫辦理提貨(或委托代辦送貨及托收承付結(jié)算)手續(xù)。
2、倉庫根據(jù)手續(xù)完備的“發(fā)貨通知單(第二聯(lián))”，即行點數(shù)、計量、整理、包裝，完成發(fā)貨手續(xù)，將核實無誤的發(fā)貨數(shù)字，以套寫的方式填入二至六聯(lián)的“實發(fā)”欄，將第二聯(lián)留倉庫存查，并據(jù)以登記存貨明貨賬;將三～六聯(lián)交買主持以到財務(wù)部門(或材料會計員)辦理付款(或托收承付)結(jié)算手續(xù)。
3、如采用先付款后提貨結(jié)算方式，財務(wù)部門根據(jù)實發(fā)數(shù)、銷售單價、核計銷貨總額無誤后，第三聯(lián)“代收款憑證”交出納憑以辦理收款入賬手續(xù);第五聯(lián)“出庫單”按產(chǎn)品物資類別分類整理，定期或月終匯總編制“出庫匯總表”(亦即銷貨成本表);第四聯(lián)(代發(fā)票)、第六聯(lián)(代發(fā)貨清單)交購客戶收執(zhí)，憑以向發(fā)貨倉庫辦理提貨手續(xù)。
4、如為委托收款結(jié)算方式，倉庫發(fā)貨后將三至五聯(lián)轉(zhuǎn)銷售財務(wù)部門，即憑第四聯(lián)“代發(fā)票”及“委托收款證書”，辦理“托收承付”結(jié)算手續(xù);第六聯(lián)交購貨客戶憑以向單位收貨倉庫交貨。
由上述可知，供應(yīng)結(jié)算單，同樣在業(yè)務(wù)和會計工作上，可以作為組織、安排、了解、掌握銷售業(yè)務(wù)工作進行過程和完成進度，以及貨款結(jié)算情況的管理控制工具。
(八)工程結(jié)算單
系供建筑安裝等基建工程項目辦理收、付款結(jié)算業(yè)務(wù)，和相關(guān)雙方賬務(wù)處理使用的一式五聯(lián)單，其內(nèi)容、格式如證式6-8;第一聯(lián)用白紙綠字(線條)，第二、三聯(lián)蘭字(線條)、第四、五聯(lián)紅字(線條)印刷，以資識別。
本憑證由建設(shè)單位工程監(jiān)理部門，根據(jù)承建單位的“工程進度(或竣工)付款(結(jié)算)通知單”等有關(guān)資料，經(jīng)審查核實后按格式、項目內(nèi)容，由地盤監(jiān)理部門經(jīng)辦，一次套產(chǎn)生(其中：“本期應(yīng)付”系指施工單位“工程進度付款通知單”列之金額)，其使用方法及在業(yè)務(wù)和會計工作上的作用，可概述如下：
1、第一聯(lián)，工程付款結(jié)算單：經(jīng)地盤監(jiān)理、工程部門經(jīng)辦、主管審核，及總經(jīng)理(或經(jīng)授權(quán)之總工程師)審批后，由經(jīng)辦留存?zhèn)洳?
2、將第二、三聯(lián)“付款通知單”交本單位財務(wù)部門，憑以備款待付，并于付款后將第三聯(lián)轉(zhuǎn)預(yù)算主管部門，作為監(jiān)察預(yù)算執(zhí)行，及控制撥款的依據(jù);將第四、五聯(lián)“收款通知單”，轉(zhuǎn)交收款單位經(jīng)辦，憑以向稅收部門洽辦開出“工程結(jié)算發(fā)票”，并交付營業(yè)稅及附加。
3、收款單位財務(wù)部門開妥“建筑安裝專用發(fā)票”后，憑以向付款單位財務(wù)部門，辦理工程款項結(jié)算手續(xù);第四聯(lián)代收款通知單，據(jù)以收款，第五聯(lián)轉(zhuǎn)交負(fù)責(zé)工程價款結(jié)算經(jīng)辦存查，并憑以作為辦理次期工程(進度)價款結(jié)算通知單的依據(jù)。
從證式6—8的內(nèi)容及其使用辦法可知，工程結(jié)算單不僅對建設(shè)、施工單位的工程預(yù)算的執(zhí)行，施工計進度和會計工作的進行，而且對建筑行業(yè)的稅收入庫，也起著嚴(yán)格的監(jiān)控作用。
(九)商品房預(yù)售結(jié)算通知單
系供房地產(chǎn)企業(yè)及物業(yè)代理公司預(yù)售樓花業(yè)務(wù)，辦理簽訂“認(rèn)購書”階段使用的一式五聯(lián)單，其內(nèi)容、格式如證式6—9;第一、五聯(lián)用白紙綠字(線條)、第二——四聯(lián)白紙紅字(線條)印刷，以資識別。
本結(jié)單由售樓業(yè)務(wù)員，根據(jù)“認(rèn)購書”(或“置業(yè)計劃書”)列明之預(yù)售事項，以套寫方式產(chǎn)生，其使用方法及在業(yè)務(wù)和會計工作上的作用，可以概述如下：
1、第一聯(lián)：由售樓業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員留存?zhèn)洳?然后將二至五聯(lián)交客戶持以到財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。
2、財務(wù)部門辦妥收款手續(xù)，并加蓋收訖財務(wù)專用印章后，將第二聯(lián)付款通知單(代收據(jù))交客戶收執(zhí)留存，并持以向售樓業(yè)務(wù)員領(lǐng)取認(rèn)購書。
3、第三聯(lián)收款通知單(代收款憑證)留財務(wù)部門憑以作借記“現(xiàn)金”，貸記“存入保證金(如為首期款貸記應(yīng)收賬款)”的收現(xiàn)分錄。
4、第四聯(lián)收款通知單，由財務(wù)部主管售樓業(yè)務(wù)會計人員留存，憑以了解售樓業(yè)務(wù)進展、掌握樓款催收、資金回籠、做好資金調(diào)度工作的工具，和備供收到首期款后，作為認(rèn)列“應(yīng)收賬款”的原始憑證。
5、第五聯(lián)轉(zhuǎn)交營銷部門主管，憑以了解掌握售樓業(yè)務(wù)進展、資金回籠情況，和做好正式簽訂商品房買賣合同的準(zhǔn)備工作。由此可見，“商品房預(yù)售結(jié)算單”在了解掌握售樓業(yè)務(wù)進展，加強財務(wù)管理，做好樓款催收以及業(yè)務(wù)工作，都將起到良好促進作用。
客戶交定金(或首期)后之樓款結(jié)算，改以一般通用的“收款收據(jù)”辦理之。
(十)加油站交接班(日銷量)記錄單
系供經(jīng)營液體燃料業(yè)務(wù)企業(yè)，對加油站交接班工作記錄及日銷量統(tǒng)計，供作辦理銷售業(yè)務(wù)和財務(wù)結(jié)算的計算依據(jù)的一式二聯(lián)單;其內(nèi)容、格式如證式6—10，并用白紙綠字(線條)印刷;“機號”欄可根據(jù)其加油機數(shù)量及輪班的班數(shù)，作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整變動。
本單由加油站業(yè)務(wù)統(tǒng)計員，根據(jù)交接班的原始記錄，整理分析填列，套寫產(chǎn)生;經(jīng)班長審核無誤，站長簽章后，一聯(lián)存查，憑以登記銷貨臺賬;一聯(lián)交財會部門，憑以辦理銷售業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理。
(十一)會計憑證在業(yè)務(wù)與會計工作上的作用
綜合以上一般常用會計憑證格式的論述，想再次強調(diào)指出的是：會計憑證，無論是在企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動，還是企業(yè)財務(wù)會計工作上，都占有十分重要的地位，起著關(guān)鍵性的作用，主要是：
1、在業(yè)務(wù)上，可用以作為要求企業(yè)內(nèi)部各部門采取行動的命令，組織、安排、推動各項業(yè)務(wù)工作進行，了解掌握其過程與完成進度的控制工具。
2、在會計工作上，可作為財務(wù)與業(yè)務(wù)工作聯(lián)系的書面證據(jù)，憑以進行賬務(wù)處理(如審核、收、付款)，據(jù)以記錄業(yè)務(wù)活動的過程與結(jié)果的工具，并對財務(wù)報表資訊的真實性、有用性產(chǎn)生決定性影響，是達成“對生產(chǎn)過程的控制和觀念總結(jié)”的簿記任務(wù)的主要保證。
(十二)憑證的規(guī)格與一式多聯(lián)單的名稱
上述各證式的規(guī)格大小，除證式8及10，可根據(jù)實際需要適當(dāng)加寬(或長)外，其余證式均為：長24cm×寬12cm，以便憑證的歸檔保管。
又一式多聯(lián)單各聯(lián)的憑證名稱，應(yīng)視其具體的功能作用而異其名。
指導(dǎo)單位：茂名市工業(yè)和信息化局
主辦單位：茂名市中小企業(yè)服務(wù)中心
服務(wù)運營單位：茂名易商企業(yè)服務(wù)科技有限公司
