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那一個個讓人敬而遠(yuǎn)之的會計(jì)檔案柜，那一間間鮮有人問津的會計(jì)檔案室，正醞釀著一場靜悄悄的、深刻的革命。這一革命的推手就是財(cái)政部、國家檔案局日前（12月5日訊）發(fā)布的新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》（下稱“《征求意見稿》”）。這意味著，電子會計(jì)檔案不久或?qū)⒄健暗翘萌胧摇薄?/span>
這是一份與時(shí)俱進(jìn)的會計(jì)檔案管理新政�！墩髑笠庖姼濉酚绕溽槍π畔⒓夹g(shù)的廣泛應(yīng)用等新的形勢，明確了會計(jì)檔案的定義和范圍，明確了電子會計(jì)檔案的管理要求，完善了會計(jì)檔案的銷毀程序和要求，并結(jié)合各單位實(shí)際需要完善或修改了會計(jì)檔案移交、利用、保管等相關(guān)內(nèi)容。
特別是，《征求意見稿》明確了部分電子會計(jì)資料在滿足一定條件下可僅以電子形式歸檔保存，同時(shí)完善了會計(jì)檔案的銷毀程序和要求，引人關(guān)注。
隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來越多的會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會計(jì)檔案。隨著經(jīng)營管理對會計(jì)核算多維信息需求的增加，會計(jì)檔案數(shù)量大幅上升，檔案管理工作需要切實(shí)考慮成本和效率問題，會計(jì)檔案的保管形式亟需進(jìn)行變革。
而按照現(xiàn)行的1998年制定的《會計(jì)檔案管理辦法》，“采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案”。在信息化時(shí)代，電子檔案管理的法律規(guī)范和技術(shù)手段已較為成熟，這種情況下，要求同時(shí)保存紙質(zhì)和電子的會計(jì)檔案的意義不大，且會大大增加檔案的管理成本。
為了順應(yīng)信息化和低碳化的時(shí)代發(fā)展要求，《征求意見稿》進(jìn)一步肯定了電子會計(jì)檔案的有效性和可替代性（對紙質(zhì)會計(jì)檔案的替代），規(guī)定“單位內(nèi)部形成的電子會計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可僅以電子形式歸檔保存”。
這些必須“滿足的條件”包括：電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由相應(yīng)的信息系統(tǒng)生成和傳輸；使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料數(shù)據(jù)，能夠輸出符合歸檔格式的會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定并履行了經(jīng)辦、審核、審批等必要的電子簽證程序等。
相應(yīng)地，上述《征求意見稿》對電子會計(jì)檔案的移交、銷毀、利用等也提出了有關(guān)要求。
實(shí)際上，為探索會計(jì)檔案電子化管理的有效模式，修訂《會計(jì)檔案管理辦法》，財(cái)政部從2010年年底開始，就會同國家檔案局赴多家單位開展調(diào)研和座談，并自2012年開始陸續(xù)選擇中國電信廣東省分公司、中國聯(lián)通集團(tuán)、中國人保財(cái)險(xiǎn)等開展會計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作。試點(diǎn)企業(yè)進(jìn)一步節(jié)約了會計(jì)檔案管理成本，提高了會計(jì)檔案管理效率。僅從內(nèi)部原始憑證的試點(diǎn)效果看，每家單位每年就可直接節(jié)約紙張、打印耗材及后續(xù)處理人力成本、保管成本等上千萬元，“綠色檔案”效應(yīng)盡顯。
另外，實(shí)際工作中，為避免可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)和承擔(dān)的責(zé)任，對于已超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計(jì)檔案，單位負(fù)責(zé)人一般也不愿輕易銷毀，致使會計(jì)檔案大量占用單位資源、耗費(fèi)保管成本。這與現(xiàn)行《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了會計(jì)檔案銷毀的具體程序但未明確銷毀前的鑒定工作和有關(guān)責(zé)任有一定關(guān)系。
這一點(diǎn)引起財(cái)政部、國家檔案局的高度關(guān)注。此次《征求意見稿》進(jìn)一步完善了會計(jì)檔案的銷毀程序和要求。會計(jì)檔案的銷毀是會計(jì)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，其中，銷毀鑒定是銷毀的前提和基礎(chǔ)。此次《征求意見稿》增加了銷毀鑒定的程序和要求，規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定委員會（或小組），定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計(jì)檔案鑒定銷毀意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計(jì)檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價(jià)值的會計(jì)檔案，可以進(jìn)行銷毀。”同時(shí)，此次《征求意見稿》簡化了監(jiān)銷的有關(guān)規(guī)定。
此外，現(xiàn)行《會計(jì)檔案管理辦法》采用列舉的方式，提出了4類應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料，但未對會計(jì)檔案內(nèi)涵進(jìn)行界定。其他會計(jì)資料是否應(yīng)當(dāng)歸檔缺少相應(yīng)判斷標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各單位實(shí)際中做法存在較大差異或者出現(xiàn)一些爭議。此次《征求意見稿》明確了會計(jì)檔案的定義和范圍。
此次《征求意見稿》還結(jié)合實(shí)際工作需要，完善或修改了關(guān)于延長會計(jì)檔案移交檔案機(jī)構(gòu)（檔案工作人員）的期限、完善會計(jì)檔案利用的有關(guān)要求、明確代理記賬中涉及的會計(jì)檔案管理問題、調(diào)整會計(jì)檔案定期保管期限分類等內(nèi)容。
按照《征求意見稿》的要求，12月31日前，各單位將會把意見反饋至財(cái)政部會計(jì)司。
指導(dǎo)單位：茂名市工業(yè)和信息化局
主辦單位：茂名市中小企業(yè)服務(wù)中心
服務(wù)運(yùn)營單位：茂名易商企業(yè)服務(wù)科技有限公司
