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現(xiàn)金交易和收支在管理中最容易產(chǎn)生漏洞，對于現(xiàn)金交易頻繁的中小企業(yè)來說，如果缺乏嚴謹?shù)默F(xiàn)金管理控制方法，最容易產(chǎn)生舞弊情形。為了加強對現(xiàn)金交易的控制，中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)抓住以下重點進行控制：
一、設(shè)立擔(dān)保制度，對現(xiàn)金經(jīng)手人加以控制
中小企業(yè)內(nèi)部的各種員工，只要經(jīng)手現(xiàn)金，就必須有擔(dān)保。擔(dān)保方式包括“保證人”、 “擔(dān)保物”、 “公司重要人物的保證”等，而且保證書填寫后，企業(yè)還要加以核查，以確認事實。保證在職期間不做損及公司利益的行為，此為企業(yè)最基本的第一道防御原則。
二、加強現(xiàn)金收入的記錄與核查
當(dāng)收入現(xiàn)金時，應(yīng)立刻產(chǎn)生某種記錄，例如開立連續(xù)編號的發(fā)票，或開立出貨單，或使用收銀機等。銷售部門最好設(shè)有集中收款處，由該處人員開發(fā)票，或?qū)⒁验_好的發(fā)票上蓋“發(fā)票章”。如果每筆收入都有記錄，自然容易核對。而且事經(jīng)兩人以上，作弊的機會便會減少。
三、定時查詢賬務(wù)收支情況
對于銷售部門的現(xiàn)金控管工作，要求銷售主管每日匯報前一日銷售的發(fā)票總額，以及存人銀行的存款金額，并于當(dāng)日上午l0時以前將前日現(xiàn)金所得存人附近的銀行;公司的出納人員于上午11時到銀行去列印存折，或是在電腦上借著網(wǎng)絡(luò)銀行查詢賬務(wù)收支狀況，以確定各部門所有的現(xiàn)金已確實匯人公司賬戶，如有異常狀況，在當(dāng)日要迅速解決。
四、建立“零用金"制度，�？顚Ｓ�
管理重點是“一切收款，悉存銀存。所有支出，統(tǒng)一付款�，F(xiàn)金收入，不得移用支付。唯一庫存現(xiàn)金，只有零用基金”。對于銷售部門的費用支出，可建立零用金制度，在銀行開立另一個賬戶來處理零用金支出，每天支付款，除了零用金之外，盡量開具支票等，這是內(nèi)部控制的要點之一。不要在同一個銀行賬戶內(nèi)同時處理發(fā)票和現(xiàn)金收支工作，還要禁止主管每日將零用金支出充抵現(xiàn)金收入再將凈現(xiàn)金余額存人銀行的做法。
五、“管財”人與“管賬”人職務(wù)分離
經(jīng)手現(xiàn)金收支的出納工作，與管理現(xiàn)金及簿記等會計工作，要由不同的人員擔(dān)任，以收互相牽制之效。
六、設(shè)專職拆信員
如果企業(yè)開展的是郵購業(yè)務(wù)，數(shù)量較大時，最好專設(shè)拆信員;如無專設(shè)人員，亦應(yīng)由非會計及非出納人員兼任。拆閱后，應(yīng)根據(jù)信內(nèi)匯票支票，填具匯款清單，交與出納存款，再由會計根據(jù)該匯款清單及送款簿存根人賬。
七、加強支票和往來賬款的管理
每月發(fā)出賬單清款時，應(yīng)請客戶盡速核對。收款時，應(yīng)請客戶開立劃線抬頭支票。如是即期支票，應(yīng)請客戶注明“禁止背書轉(zhuǎn)讓”字樣。對于每一客戶賬余額，會計或稽核人員應(yīng)隨時加以核對，檢查是否尚有未收到的賬款并催收。此外，必須運用抽查辦法，發(fā)出對賬單，請客戶回簽對賬�？蛻糍~款由專人收取的做法較為理想，但目前各企業(yè)常由業(yè)務(wù)人員兼收，極易發(fā)生挪用吞沒的情況，因此客戶賬款應(yīng)勤于核對檢查。
八、設(shè)立臨時突擊抽查制度
企業(yè)主管(或內(nèi)部稽核人員)要不定期地突擊檢查零用基金及現(xiàn)金以及現(xiàn)金交易的流程與做法，督促管理人員和記錄人員保持警戒而不至于疏忽。
指導(dǎo)單位：茂名市工業(yè)和信息化局
主辦單位：茂名市中小企業(yè)服務(wù)中心
服務(wù)運營單位：茂名易商企業(yè)服務(wù)科技有限公司
